Ticari işletmeniz mi var? O halde KEP adresi almanız, güvenli elektronik imza bulundurmanız, UETS hesabı açmanız ve KETSİS üzerinden tebligat kabul etmeniz gerekiyor. Aşina olmayanlar için bu kadar terim ve yükümlülük kafa karıştırıcı olabilir. Ancak merak etmeyin, bu yazımızda hepsini açıklayacağız.

Baştan belirtmek gerekirse aslında tüm bunlar tebligat yöntemleri. Günlük hayatta da sık sık kullandığımız tebligat sözcüğü ise bildirim, ulaştırma anlamına geliyor. Hukuk düzeninin bir sonuç bağladığı bilgilendirmelerin muhatabının eline ulaştırılması şeklinde tanımlayabiliriz bu kavramı. Tebligat yapılmadığı ya da yapılmış kabul edilmediği sürece arzu edilen sonuç ortaya çıkmıyor.

Tebligat Kanunu’na göre tebligatın klasik yöntemi memur eliyle ya da PTT aracılığıyla basılı evrak olarak yapılması. Gelişen teknolojiyle birlikte son on yılda elektronik tebligat yöntemleri de hayatımıza girmiş bulunuyor. Ancak konuyla ilgili uygulama birliği sağlandığını söylemek zor. İşte kafalar bu nedenle karışabiliyor.

KEP Nedir?

KEP, kayıtlı elektronik posta anlamına geliyor. Yasal dayanağını Türk Ticaret Kanunu’ndan alan bir uygulama. Kanun’un 18/3’üncü fıkrası izleyen şekilde:

“Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”

Görüldüğü üzere Türk Ticaret Kanunu tacirlerin bazı yazışmaları özel yöntemlerle yapmasını şart koşuyor. Birbirine eşdeğer olan bu özel yöntemler arasında KEP kullanımı da var. Tabi KEP aracılığıyla sadece bu yazışmalar değil, diğer tüm yazışmalar da yapılabilir.

Peki, tam olarak nedir bu KEP? Aslına bakarsanız KEP görünüş itibariyle e-ağ tarayıcılarıyla bağlandığınız herhangi bir e-posta hizmetine, örneğin Gmail ya da Yahoo Mail’e benzer. Kullanım açısından ise üç temel farkı vardır:

1- Giriş yapmak ve ileti göndermek için güvenli elektronik imza kullanılır. Güvenli elektronik imzalar, bilgisayarların USB sürücülerine takılarak şifreyle kullanılan cihazlardır. Bunlarla atılan imzalar, ıslak imzanızın yerine geçer.

2- KEP adresinizle sadece diğer KEP adreslerine gönderi yapılır ve bunlardan gönderi alınabilir. Gönderi geldikçe normal e-posta ve SMS ile bilgilendirme yapılır.

3- Tüm iletiler zaman damgası adı verilen bir düzenek ile kayıt altına alınır, tam olarak ne zaman gönderildikleri ve hedefe varıp varmadıkları kesin olarak takip edilebilir.

KEP sistemi Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (kısa adıyla BTK) tarafından yayımlanan yönetmelik ve tebliğlerle düzenlenmekte ve sağlam bir teknik altyapıya sahiptir. Farklı KEP ve güvenli elektronik imza hizmet sunucuları bulunuyor ve bu hizmetleri tek elden almak mümkün oluyor.

Peki ya UETS?

UETS, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi’nin kısaltması. Tebligat hukuku açısından KEP adreslerinin yerini almış bir uygulama. Nasıl mı?

2011 yılında yeni Türk Ticaret Kanunu aracılığıyla KEP düzenlemesi getirilirken Tebligat Kanunu’na da madde 7/A eklenmiş ve anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere kamu tarafından KEP aracılığıyla tebligat yapılması, dolayısıyla bu kişilerin KEP adresi bulundurması zorunlu hale getirilmişti. Tebligat Kanunu’nun bu maddesi 2018 yılında baştan aşağı değiştirildi, neredeyse gerçek kişiler dışında herkese kamu tarafından elektronik tebligat yapılması zorunlu hale getirildi. Bu amaçla da UETS kuruldu.

UETS, PTT tarafından işletilen bir sistem. PTT şubelerinden hesap açıyorsunuz. Tebligat geldiğinde KEP adreslerinde olduğu gibi e-posta ve SMS ile bildirim alıyorsunuz, cep telefonunuza gelen şifreyle girip tebligatı okuyabiliyorsunuz.

Peki, bunun KEP’ten farkı ne? UETS sadece ileti almaya yarıyor. İleti gönderme işlevi olan bir sistem değil. Dolayısıyla UETS’den gelen bir iletiye ancak KEP aracılığıyla yanıt vermek mümkün. Ancak unutmayalım, bu sadece kamu kurumları açısından bir zorunluluk. Özel kişilerin artık KEP adresi bulundurma zorunluluğu kalmamış durumda.

Tabi KEP adresine sahip olmanın, yukarıda açıkladığımız gibi bazı avantajları halen söz konusu. Özellikle yılda bir-iki defadan daha fazla noter kanalıyla ihbarda / ihtarda bulunmanız gerekiyorsa KEP vakit ve nakit açısından tasarruf sağlıyor. Şimdilik tek sorun KEP adres rehberinin henüz hayata geçirilmemiş olması.

Gelelim KETSİS’e…

KETSİS ise Kurumsal Elektronik Tebligat Sistemi anlamına gelmekte. 2016 yılında, yani UETS ortaya çıkmadan önce, Vergi Usul Kanunu’ndan yapılan bir düzenleme ile kurumlar vergisi mükellefi olan kurumlara vergi dairelerince düzenlenen tebligatların İnternet Vergi Dairesi bünyesindeki e-tebligat adresleri aracılığıyla yapılması hükme bağlanmış durumda. Yine normal e-posta ve SMS ile bildirim geliyor.

Gelir İdaresi Başkanlığı ile Ticaret Bakanlığı ve Kültür ve Turizm Bakanlığı arasında yapılan protokoller sayesinde bu iki Bakanlık’ın tebligatları da KETSİS aracılığıyla, yani İnternet Vergi Dairesi’nden geliyor.

Dolayısıyla hali hazırda UETS ve KETSİS olmak üzere iki ayrı zorunlu elektronik tebligat sistemi bulunuyor. Ayrıca şayet varsa KEP adresiniz aracılığıyla da özel hukuk kişilerinden tebligat almanız mümkün. Bahse konu hesapların sadece açılması değil, düzenli şekilde takip edilmesi herhangi bir hak kaybı yaşanmaması açısından büyük önem taşıyor. Sayısal çağda yaşamanın nimetleri olduğu külfetleri de var…